Tuincentra willen hun processen winterklaar hebben. Dus putten zij vanaf 2024 alle productdata voor commercie, logistiek of het beheer van winkels en webshops uit één bron: de GS1 datapool. Retailorganisatie GRS Retail en bloempottenleverancier NDT International hebben dit al voor elkaar en delen hun ervaringen.
NDT International in het Gelderse Gendt levert een breed assortiment bloempotten aan GRS Retail, dat vanuit Boskoop zo’n 150 tuincentra in Nederland en België ondersteunt met inkoop en andere commerciële dienstverlening. “NDT is echt een voorloper in het op orde krijgen van alle productdata”, zegt Sander Heerkens, datamanagementmedewerker bij GRS. “NDT levert zo’n 2400 verschillende producten aan tuincentra waarvoor wij werken. Alle relevante gegevens en informatie daarover, staat nu in goede kwaliteit in de GS1 datapool. Een topprestatie, dat mag gezegd worden!”
Birgit Fransen, commercieel medewerker binnendienst bij NDT International, neemt het compliment graag aan. “Het was wel even flink doorpakken om alle data en productinformatie te verzamelen en op de juiste manier in te voeren in de datapool”, zegt ze. “Maar we verdienen de investering in tijd en capaciteit ruimschoots terug omdat we niet meer voor elke retailer afzonderlijk op verschillende manieren artikeldata hoeven aan te leveren.”
Begin op tijd en begin klein
GS1 Nederland adviseert aan leveranciers met een groot assortiment, dat vaak wijzigt en waarvoor veel commerciële informatie nodig is om een solution partner in de hand te nemen ter ondersteuning. “Heb je een wat kleiner een minder complex assortiment, dan kun je de data ook goed invoeren via de webinterface van de GS1 datapool”, zegt Sander. “Voor heel grote spelers is extra ondersteuning zeker nodig, maar NDT heeft het zelf goed voor elkaar gekregen.”
“Gelukkig ben ik handig met Excel, dat scheelt”, reageert Birgit. “Daarnaast ben ik van de zomer al begonnen met de dataverzameling. Nadat ik de data had ingevoerd, is het naar GRS gestuurd om te controleren of alles er goed in staat.”
Hoe groot het assortiment ook is, begin op tijd én begin klein adviseert Sander. “Neem de tijd en onderschat het werk niet. En begin op kleine schaal. Dus als je bijvoorbeeld duizend items in je assortiment hebt, lever dan in eerste instantie de volledige gegevens aan van vijf tot tien producten. Zo hebben we dat met NDT ook gedaan. Dan kun je de invoer van data voor de andere producten meteen goed doen op basis van de feedback van de retailer over de eerste vijf tot tien producten. Zo loop je niet het risico dat je alle duizend items weer opnieuw moet doen.”
Contact houden met de retail
Van de circa 160 leveranciers die aan de bij ons aangesloten tuincentra artikelen leveren zoals bloempotten, gereedschappen of tuinmaterialen, hebben de meeste volgens Sander wel een aansluiting op de GS1 datapool. Maar dat wil niet zeggen dat zij ook allemaal snelle vorderingen maken. “Sommigen hebben nog geen productdata ingevoerd, anderen zijn ermee bezig maar blijven nog achter in kwaliteit. En je hebt voorlopers zoals NDT die het nu voor elkaar hebben”, zegt hij.
Door tips en advies te delen, hoopt Sander dat het goede voorbeeld van NDT andere leveranciers inspireert. Wat dat betreft heeft Birgit een advies. “Naast op tijd beginnen en dit proces niet te onderschatten, is het belangrijk om binnen je organisatie zoveel mogelijk mensen hierbij te betrekken”, zegt ze. “Vraag om hulp als het teveel wordt en bereidt zoveel mogelijk voor. Bijvoorbeeld welke productfoto’s of instructievideo’s je beschikbaar hebt. Ook is het van groot belang om goed contact te houden met retailers om te controleren of je de juiste productinformatie aanlevert.”
Ook Sander vindt dit uiterst belangrijk. “We hebben een team van vijf mensen die regelmatig contact hebben met leveranciers om de gegevens op orde te krijgen in de GS1 datapool. Tijdens dit proces werken we ook samen om de datakwaliteit voortdurend te verbeteren. Ik adviseer leveranciers om de kennisbank van GS1 te raadplegen, waarin veel informatie staat over het correct invoeren van productdata en de werking van de online interface die hiervoor beschikbaar is. Daarnaast organiseert GS1 regelmatig webinars waarin ze belangrijke informatie en tips delen.”
Voordelen voor online en logistiek
Waar voor leveranciers tijdwinst en efficiency grote voordelen zijn, heeft retail vooral belang bij betrouwbare en beschikbare productdata. “Dit helpt ons met name in de ontwikkeling van webshops”, zegt Sander. “Daar zijn de laatste jaren enorme sprongen gemaakt, maar is nog wel ruimte voor verbetering. Als we alle data vanuit één betrouwbare bron eenvoudig kunnen binnenhalen, kunnen we de online ontwikkeling nog meer versnellen. Door exact de afmetingen te weten, levert het ook voordelen op in het logistieke proces, kun je nauwkeuriger schappenplannen maken en sneller wijzigingen doorvoeren.”
Aandacht niet laten verslappen
NDT heeft het nu op orde, maar dat betekent volgens Birgit niet dat de aandacht voor productdata verslapt. Integendeel. “Als er nieuwe items instromen, of als er bijvoorbeeld voortaan geen vier maar zes items in een omdoos worden geleverd, dan moet je die data meteen aanpassen in het systeem”, zegt ze. “Meteen doen. Niet ermee wachten, anders vergeet je het misschien.”
En de consument? Wat merkt die van deze procesverbetering? “Klanten in winkels en webshops ervaren meer en completere productinformatie”, zegt Sander. “Informatie over tuinaanleg en -onderhoud, over het bloeiseizoen en over het gebruik van allerlei producten. Als je daarover data en beeldmateriaal snel en goed beschikbaar hebt voor tuincentra, kunnen zij hun klanten beter voorzien. Dat vergroot de omloopsnelheid en het zorgt voor een bloeiende business.”
